关于做好毕业生合影照片归档工作的通知

各教学院（部）：

毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，按有关规定，必须整理归档妥善保管。为了及时完成2011届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下： 

一、归档范围

1、2011届本科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。

2、2011届研究生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。

3、往年未归档的毕业照合影。

二、归档要求

1、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致。

2、纸质照片反面附上照片文字说明并与纸质照片一并塑封；照片文字说明格式见附件；文字说明电子稿一并归档。

3、电子版照片为jpg格式；文件名以“中国石油大学（华东）XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名；电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学校档案馆。

三、归档时间

请各学院高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理工作，毕业生合影照片（包括纸质、电子版及照片文字说明）收集整理完毕后由各学院毕业班辅导员于2011年07年08日前移交到学校档案馆。

如有问题，请与档案馆联系，联系电话：0546―8395903，联系人：万启存。

附：照片文字说明模板

中国石油大学（华东）档案馆

中国石油大学（华东）学生工作处

中国石油大学（华东）研究生院

                                          二O一一年六月二十九日

照片文字说明：