各院（部）：
根据《关于做好2014年毕业生离校工作的通知》，毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。今年我校毕业研究生档案需在7月5日前完成整理和寄送工作，时间紧，任务重。为确保我校研究生毕业生档案及时、准确寄往各相关单位，现将档案整理、寄送及后续工作的重要事项通知如下：
1、各院部必须指定一名辅导员或教职工作为毕业生档案整理寄送工作的负责人，按照《档案整理时间进度安排》（附件1）按时按要求完成本院部研究生档案整理工作。
2、按照人事档案管理的有关规定，档案材料必须完整齐全才能转递。因此，根据《毕业生研究生阶段档案清单及整理注意事项》（附件2）将每个毕业生的所有档案材料收集齐全，整理档案时一次性完成归档工作，避免因重复归档而造成档案整理、投递延误，进而影响毕业生就业或升学。
3、入党志愿书是重要的档案材料，请学院提前进行自查审核，到档案馆整理档案时，务必将其一一归入毕业生档案。目前学生档案室已经开始清点、打包毕业生档案，从即日起到下学期开学期间，不再接收各年级学生的入党志愿书。
4、请各院部按照《青岛市关于寄递高校毕业生档案有关规定的函》的相关要求，按机要函件的规范认真填写信封（说明见附件3），做到地址和单位名称填写完整、准确，字迹工整清楚，以免因信封填写不当，档案无法及时投递，进而影响学生就业。整理档案时将填写好的机要函件信封收齐一并带回。部分学生的档案在入学初已更换信封袋，故只需打印档案转寄地址（见附件3中图2）后直接粘贴于信封上。
5、今年毕业生档案的寄送均由青岛市经济技术开发区邮政局机要通信办公室负责转递。
毕业后三个月内，若用人单位未收到毕业生人事档案，请尽快与研究生院档案室联系，联系电话：0532-86981515。
附件下载：
20140621关于做好2014届毕业生档案整理寄送工作的通知.docx
研究生院 党委研究生工作部
2014年6月16日